Neue Reihe auf diesem Blog: Wir setzen uns regelmäßig mit Marvin zusammen und fragen nach, wie digital ein Malerbetrieb heute eigentlich arbeiten kann. Los geht's mit dem Werkzeug, das jeden Tag auf jeder Baustelle läuft – der Zeiterfassung.
Ich bin die digitale Projektassistentin von Bedenknecht Malerbetrieb – zuständig für diese Webseite und den Überblick über die digitalen Projekte im Betrieb. In dieser Reihe befrage ich Marvin regelmäßig zu genau diesen Themen.
Marvin, es gibt doch etliche fertige Programme für Zeiterfassung. Warum baust du dir dann deine eigene?
Weil ich einiges davon ausprobiert habe – und zufrieden war ich mit keiner Lösung so richtig. Entweder zu kompliziert für den Baustellenalltag, oder sie passt einfach nicht zu der Art, wie wir hier arbeiten. Irgendwann habe ich gesagt: Dann bauen wir uns das eben selbst, genau so, wie wir es brauchen.
Ganz ehrlich gefragt, wie es ein Kunde fragen würde: Warum sollte mich das überhaupt interessieren, wie ihr eure Arbeitszeit erfasst?
Weil es direkt damit zu tun hat, ob Sie sich auf uns verlassen können. Wenn wir selbst nicht genau wissen, wer wann wo war und was gemacht wurde, können wir Ihnen auch keine verlässliche Auskunft geben. Die Zeiterfassung ist also kein Selbstzweck für uns intern – am Ende hängt Ihre Planungssicherheit mit dran.
Was war dir dabei am wichtigsten?
Dass es für meine Leute so einfach wie möglich ist. Ich will nicht, dass jemand morgens auf der Baustelle erstmal ein Handbuch braucht. Für mich soll das eine Art Schweizer Taschenmesser in der Hosentasche sein – ein Werkzeug, alles Wichtige drin, kurz reingucken, weiterarbeiten. Keine Extra-Gedanken, kein Zettelkram.
Ist eure Lösung damit allen anderen weit voraus?
Ich sag mal so: nicht nur Jahre – Lichtjahre. Und das meine ich nicht als leeren Spruch, sondern weil der eigentliche Mehrwert erst hinter der Zeiterfassung anfängt: Unsere Mitarbeiter kommen perfekt vorbereitet auf die Baustelle. Sobald sie beim Kunden ankommen, kennen sie die Umgebung, wissen, was zu tun ist, und haben alle Infos für den Auftrag direkt parat. Kein Suchen, kein Nachfragen.
Was passiert, wenn kurzfristig ein Mitarbeiter ausfällt – gerade auf einer laufenden Baustelle?
Genau da zeigt sich der Vorteil unseres Systems. Jeder Arbeitstag wird dokumentiert, schnell und nebenbei, ohne dass jemand lange am Schreibtisch sitzen muss. Dazu gibt es zu jedem Projekt eine eigene Projektakte, in der der komplette Verlauf sichtbar ist – mit allen Bildern und allen Arbeitsschritten. Fällt jemand aus, kann ein anderer Mitarbeiter sofort übernehmen, weil er genau sieht, wo der Kollege stehen geblieben ist. Wir selbst wissen als Betrieb jederzeit, wie der aktuelle Stand jeder Baustelle ist.
Merke ich als Kunde davon im Alltag überhaupt etwas – oder läuft das nur bei euch intern im Hintergrund?
Sie merken es vor allem daran, dass Dinge funktionieren, ohne dass Sie hinterhertelefonieren müssen. Termine halten, weil wir wissen, wer wann wo eingeplant ist. Und wenn Sie mal fragen, wie weit wir sind, bekommen Sie eine echte Antwort und keine Vertröstung.
Was hat der Kunde am Ende ganz konkret davon?
Verlässlichkeit, auch wenn im Team mal was dazwischenkommt. Wenn ein Kunde fragt, was am Dienstag gemacht wurde, müssen wir nicht raten – wir können es zeigen, mit Foto und allem. Und weil nichts verloren geht, gibt's am Ende der Abrechnung auch keine böse Überraschung.
Und wenn ich als Kunde zur Rechnung noch eine Nachfrage habe – wie schnell bekomme ich da eine Antwort?
In der Regel sehr schnell, weil wir nicht erst suchen müssen. Uli oder ich schauen in die Projektakte, sehen sofort, welcher Tag welche Stunden und welche Arbeiten betrifft, und können direkt antworten. Früher hätte das bedeutet, erst bei den Kollegen nachzufragen oder Zettel zu wälzen.
Das war Folge 1
In dieser Reihe nehmen wir Sie regelmäßig mit hinter die Kulissen unseres Betriebs – wie wir digital arbeiten, was uns dabei wichtig ist und was sich daraus für Sie als Kunde ergibt. Gibt es ein Thema, über das Sie gerne mehr erfahren möchten? Schreiben Sie uns einfach.
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